公司共享盘快满了？先别急着删，照这个顺序处理

共享盘是全公司文件共用的"大柜子"。某天电脑弹出"空间不足"，或者有人喊"文件存不进去了"，很多人的头一个念头是：谁又塞了几个大视频？删掉不就完了？——乱删恰恰容易出事：删掉的可能是别人正在用的合同，甚至是某份文件仅剩的底稿。空间告警不是"赶紧删文件"的信号，是"该整理了"的信号。照下面的顺序一步一步来，稳当得多。

头一步：先弄清空间被谁占了

不靠猜。在共享盘的顶层文件夹上右键点"属性"，就能看到每个部门文件夹各占多大；对大的那个再往里点一层，大文件基本就现形了。多数时候你会发现，占地方的往往不是正经工作文件，而是几年攒下来的旧视频、聊天软件传过的原件、改一版存一份的重复副本。花十分钟看清分布，比凭印象下手安全得多。

第二步：把"明确没用"的清出去

有三个地方通常一清一个准：共享盘的回收站；各处的"临时"“中转"文件夹；改稿过程中留下的"新建文档（2）（3）“这类重复副本。清的时候守住一条线：只删明确是副本或临时件的，拿不准的一律挪进一个"待定"文件夹，放上两三个月没人认领，再作处理。

第三步：把"不动的历史"归档

往年的账套、老项目的底稿、几年积下来的照片视频——不再改，但不能丢。按年份建一个"归档"文件夹收拢，跟日常在用的文件分开。归档区平时没什么人碰，日常工作区立马清爽，要翻旧的也随时找得到。这类历史文件如果体积很大，还可以考虑转到更合适的存储上，这个动作放在收尾说。

第四步：给"大文件"立三条规矩

共享盘被塞满，多半是少数几个口子没关：谁都能往里传视频、扫描件原样往里堆、个人素材图方便也放进来。立三条规矩贴出去：大文件先压缩再传；扫描件用清过底、压过体积的版本；个人的大素材不进共享盘。规矩管住入口，比事后天天清理管用。

第五步：清完还紧，再谈"加地方”

以上都做了还是天天告警，那就是真不够用了——这时候才轮到"加空间”：加盘、扩容，或者整体换更大的存储。注意这一步动的是存储本身，操作不当伤的是全公司的数据，属于"别自己动手"的范畴。

自己动手还是找人修

• 可以自己弄：看分布、清临时件、建归档区、立规矩——全程不碰存储设置，删错了还能从回收站或"待定"文件夹里捞回来。
• 建议找人帮：清完依旧告警、需要加盘或扩容；共享盘本身是一台要人管的存储设备、好几年没人整体整理过；或者你压根说不清哪些能动——让懂存储的人带着做一次，顺手把以后自动保持清爽的机制搭起来。

共享盘是公司文件的家，告警是它在喊挤。先整理、后扩容，数据和预算都省。想让人帮你把空间分布理一遍、把以后不再闹腾的机制搭起来，可以让贵州诚鑫致达科技来对一遍。

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