收了上千份简历怎么管？简历库的加密与到期清理
招人旺季一过，人事的电脑里就躺下成百上千份简历：姓名、电话、住址、过往薪资，全都在里面。这些是别人的个人信息，公司只有"招人"这一个理由保管它们。简历库管不好，两头担风险——往外漏，是拿求职者的隐私担责；被离职员工整库拷走，连追都没处追。人事行政的文档该管起来这件事，简历库是绕不开的第一站。
简历库的风险长在哪
先看现状：简历散在几个地方——人事自己的电脑、公共盘的某个文件夹、各个邮箱附件、聊天工具的传输记录。收的时候不经意，管的时候没章法：谁能看全库没人说得清，谁拷走过一份更没人知道，五年前的简历还在硬盘里躺着。个人信息这种东西，散着放等于没锁门。
四步把简历库管起来
- 先集中，再谈安全：把散落的简历收拢到一个集中的库里，邮箱里的附件、各人电脑里的存货都归拢进去。集中是所有安全措施的地基——东西都在一处，才谈得上锁、谈得上清。
- 落库即加密：集中后的简历库放在受加密保护的存储里，采用驱动层透明加密的做法——经授权的人打开就是正常文档，工作习惯一点不变；没授权的电脑上，拷出去的文件打不开。人事不用学任何新操作，安全是底层自动完成的。
- 授权分层：人事专员用全库，用人部门负责人只看本部门的候选人社，普通面试官只看发给他的单份简历。顺带一条：导出全库的权限只留一个人，这个权限越少人手里有，库越安全。
- 外发受控：简历发给用人部门、面试官时，走受控外发——文件设有效期、过了期自动打不开，必要时禁止打印。面试结束，这份简历的使命也就结束了，不该在别人的电脑里无限期存活。
- 到期清理立规矩：招录周期过了的简历，按公司定的保留期集中清理——留下录用的、删掉未录用的。制度写明保留多久、谁负责清、清完记档。集中库的好处在这一步体现：东西都在一处，清得动、清得净。清理本身也留痕：哪一批、清了多少份、经手人是谁，一行记录归档，将来有人问起某位候选人的简历去向，答得上来。
给人事的一句话
简历库不是"存简历的文件夹"，是一个有进有出的档案库：进，落库即加密；出，受控外发；存，按期清理。三句话跟人事行政对齐，比十次口头叮嘱都管用。
个人信息管的是别人的信任，也是公司的责任。简历库和其他人事文档怎么加密、怎么设授权，欢迎搜索关注贵州诚鑫致达科技，按贵司的招聘节奏给一套安排。
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