问题

公司每月纸张、碳粉开销不小，行政想搞清楚：哪个部门打得多、谁在用彩色机打草稿、有没有人打私人材料。但打印机分散、员工随手就打，现在完全是一笔糊涂账。有什么办法能把打印量按部门统计起来，最好还能做点限制？

原因

1. 打印入口没有账户概念：员工直连打印机，机器只知道「有个任务来了」，不知道是谁、哪个部门、打了什么、多少页。
2. 没有数据就没有管理：耗材是按月采购的总额感知不到分摊，等发现超标时已经打完了。
3. 彩色机被滥用：草稿、网页截图也走彩色机，彩色碳粉按页成本远高于黑白，是打印开销的最大黑洞。

解决

按投入从轻到重三个层次选：

1. 零成本起步——Windows 审核与事件日志：域环境下对共享打印机开启打印事件审核（组策略→审核策略→详细追踪），事件查看器里能看到谁在哪个打印机打了多少页。数据糙，但先把「有没有人大量打」看清楚。
2. 打印服务器集中化：先把所有打印收口到打印服务器（员工统一连 \服务器\打印机），所有任务先过服务器，这就为统计打下了地基——不管用什么统计工具，收口是前提。
3. 上打印管理软件（推荐做法）：部署打印审计类软件（PrintShield、PaperCut、PrintLimit 这一类，选型看公司规模和预算），实现：

• 按用户/部门/打印机自动出报表：月度页数、黑白/彩色分计、单页成本分摊；
• 配额管理：部门设月度页数上限，接近上限提醒、超额停打或需主管放行；
• 彩色权限：默认黑白，彩色打印单独授权给设计等需要的岗位；
• 内容留痕：记录文档名、时间、用户，必要时留存页面快照，防泄密兼防私用。

4. 硬件层配合——刷卡/密码释放打印：复印机加装读卡器启用「跟随打印」，任务发过去不立即出纸，员工到机器刷卡才打，打错的、忘拿的任务自动取消，废纸立减。
5. 先做一个月基线再定策略：跑一个月统计拿到基线数据，再定配额和彩色权限，避免拍脑袋定额度引发抵触。

预防

把打印报表纳入行政月报，数据常态化看；新员工入职默认黑白权限，彩色按申请开通；打印机旁贴「草稿请打黑白双面」提示。诚鑫致达科技在给客户做办公 IT 托管时，打印统计几乎每家都会做——第一个月的报表出来，管理层通常都会吓一跳，然后管理就有了抓手。

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发行说明（内部·勿外发）

来源链接：https://www.konicaminolta.com.cn/business/solution-case/print-management/2020-09-08/458.html ；https://www.zhihu.com/question/396995547 ；https://zhuanlan.zhihu.com/p/102524022 来源链接：www.zhihu.com/question/396995547；柯尼卡美能达文印管控方案 ；zhuanlan.zhihu

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